Die meisten kennen es von zuhause, wenn man irgendwann einmal einen großen Berg Papier hat, der aus Rechnungen, Dokumenten und anderen wichtigen Papieren besteht. Als Alternative kann man dann entweder mehr wegschmeißen oder anfangen diese Dokumente einzuscannen. Das ist schon für einen selbst ein riesiges Geraffel, und für Unternehmen ist der Papiersalat noch einmal um einiges größer. Dafür gibt es dann Firmen wie Docubyte, die sich auf die Archivierung von Dokumenten spezialisiert haben und Unternehmen dabei helfen, eine Digitalisierung durchzuführen. Im Interview erklären sie uns mehr über dieses Unterfangen.
Wie geht das mit dem Digitalisieren überhaupt? Muss da jedes Dokument einzeln eingescannt und betitelt werden?
Nein, nicht unbedingt. Je nach Art des Dokuments (einzeln, gebunden, Ordner, großformatig, etc.) kommen verschiedene Scanner zum Einsatz. Oft kann man mit einem Einzugsscanner arbeiten. Bei größeren Digitalisierungen werden Ordner und Dokumentenboxen mit Barcodes beklebt, welche alle Informationen zu diesem Dokumententeil beinhalten und automatisch in den Dateinamen/Dateieigenschaften einfließen.
Welche Vorteile hat ein Unternehmen wenn es auf digitale Dokumentenverwaltung umsteigt?
In erster Linie ist der Platzgewinn und der Effizienzgewinn zu erwähnen. Digitalisierte Informationen nehmen kaum physischen Raum ein, große Archive können plötzlich geshreddert und der Platz produktiv genutzt werden. Digitalisierte Informationen können innerhalb der Organisation besser geteilt, verteilt und bearbeitet werden und dies weltweit, in Kollaboration und in Echtzeit.
In zweiter Linie sind digitalisierte und digital archivierteInformationen dank redundanter Speicherung besser vor Feuer, Verwitterung, Diebstahl und Verlust geschützt. Digitale Archivierung ist dadurch auch ein echter Sicherheitsgewinn.
Was kann man tun wenn eingespeicherte Dokumente etwa durch einen technischen Fehler verloren gehen?
Bis zu einem gewissen Grad kann man versehentlich gelöschte Dokumente mit einfachen Methoden wiederherstellen. Zudem gibt es Rücksetzungspunkte und Backups. Das bis vor kurzem bezüglich der Langzeitarchivierung oft erwähnte Problem der Data Corruption kann durch moderne Speicherverfahren ebenfalls umfassend eingedämmt werden. Ganz sicher sind die Dateien in Onlinearchiven gespeichert, die redundant in zwei Rechenzentren liegen.
Manche Unternehmen ziehen es auch vor, die wichtigsten Dokumente nach einer erfolgten Digitalisierung nicht vernichten zu lassen um als letzte Rettung noch auf eine Papierbasis zurückgreifen zu können.
Wie kann man die eingescannten Dokumente gut auffindbar archivieren?
Falls Sie für Ihre Digitalisierung auf einen Dienstleister zurückgreifen, wird dieser Punkt bereits für Sie erledigt. Anderenfalls, bei einer Do-It-Yourself Digitalisierung bieten sich intelligente Benennungsformen an, die mit der natürlichen Sortierungsfunktion von Windows harmonieren. Wir haben zu just diesem Thema einen umfassenden Blogbeitrag geschrieben. Diesen können Sie unter folgendem Link einsehen: http://www.docubyte.de/de/blog/digitales-archiv/
Einfach, schnell und sichere Archivierung gibt es übrigens auch mit dem DOCUBYTE Onlinearchiv. Intelligente Indexierung macht Ihnen das Leben wesentlich leichter.
Wie sicher sind solche Archive gegen Hacker-Angriffe?
Tendenziell sind digitale Dokumentenarchive gegen Hacker-Angriffe sehr gut geschützt, sofern ein Unternehmen moderne Antivirensoftware zum Einsatz bringt oder die Informationen in einem Server in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum, am besten auf deutschem Boden, gespeichert werden. Dieselben Sicherheitsmaßnahmen, welche andere Bereiche der Unternehmens-IT schützen, kommen auch dem Schutz des digitalen Archivs zugute.
Unser Onlinearchiv verfügt auch bspw. über eine verschlüsselte Verbindung, 2-way Authentifizierung und festen IP-Eintrag. Das sind Komponenten, die einen erfolgreichen Hack sehr unwahrscheinlich machen.
Wie kommen Arbeiter mit einem digitalen Archiv klar, die sonst nur Papier gewöhnt sind?
Während manche Lösungen überhaupt keine Schulungen erfordern wie beispielsweise das DOCUBYTE Onlinearchiv, ist der Umgang mit professioneller DMS-Software etwas komplizierter. Typischerweise gibt es immer anfängliche Verständnis- und emotionale Barrieren zu überwinden, wenn gewohnte Verhaltensweisen zu überdenken sind. In der Regel ist die Arbeit mit digitalisierten Dokumenten jedoch so viel einfacher, schneller und praktischer, dass Mitarbeiter sehr schnell mit an Bord geholt sind.
Das größte Hindernis für eine Volldigitalisierung ist, dass auf Papier bevorzugt Markierungen und Notizen geschrieben werden. Dies geht mit PDF Dateien mit der Kommentar Funktion recht gut, aber viele bevorzugen noch das Schreiben mit einem Stift. Dies könnte aber mit Tablett PCs durchgeführt werden.
Was passiert am Ende mit den Papierdokumenten? Können die alle entsorgt werden oder müssen bestimmte Dokumente in Papierform bestehen?
In der Regel werden Papierdokumente am Ende der Digitalisierung vernichtet. Da auch digitale Dokumente mittlerweile vor Gericht als vollwertiges Beweismittel akzeptiert werden (siehe Blogbeitrag über TR RESISCAN im DOCUBYTE Blog) gibt es eigentlich keinen Grund, noch an den Papierdokumenten festzuhalten. Manche Unternehmen ziehen wie erwähnt es trotzdem vor, die wichtigsten Verträge und Urkunden in Papierform zu lagern.
Es besteht bei vielen Unternehmen die Unsicherheit, ob die digitalen Dokumente die gleiche Beweiskraft haben, wie das Original Papierdokument. Um sicherzugehen, können digitale Dokumente mit einer qualifizierten digitalen Signatur mit Datumsstempel versehen werden. Diese Dokumente haben die gleiche Beweiskraft, wie die Papierdokumente und müssen vor Gericht so anerkannt werden.
Angenommen ich habe eine Firma und 1000 Ordner voller Dokumente. Wie viel kostet mich das Digitalisieren dann?
Letztlich kommt es auf die Menge der Einzelseiten an. Grob geschätzt würde die Digitalisierung inklusive Datei-Komprimierung und Vernichtung der Papierdokumente bei 1000 vollen Ordner ca. 25.000 – 30.000 Euro kosten.
Wie glauben Sie wird es mit der Digitalisierung in 10 Jahren aussehen?
In vielen Ländern der Welt ist die Volldigitalisierung aller Papierdokumente und Schriftverkehr bereits in vollem Gange (siehe Blogbeitrag über Digitalisierung in Chile). Auch für Deutschland ist anzunehmen, dass in zehn Jahren ein erheblich geringerer Teil der allgemeinen Dokumentation und Kommunikation noch in Papierform von statten gehen wird.
Die Nutzung neuer Technologien im Bereich der mobilen Endgeräte sowie Fortschritte mit digitalen Kugelschreibern und Spracherkennungssoftware machen in immer mehr Bereichen des Lebens Papier überflüssig. Ein interessanter Aspekt in diesem Zusammenhang ist möglicherweise auch die Entwicklung der virtuellen Realität: Am Tag, da wir unsere Papierarchive digital begehen können, wird das physische Blatt Papier in der normalen Realität gänzlich unnötig sein.
Die Behörden sollen künftig auf die digitale Dokumentenbearbeitung umstellen, siehe dazu das Egovernment Gesetz:
http://www.bmi.bund.de/DE/Themen/IT-Netzpolitik/E-Government/E-Government-Gesetz/e-government-gesetz_node.html
Bilder: Titelbild: Clker; gelbe Ordner: flown / pixelio.de; Ordnerstapel: Rainer Sturm / pixelio.de; Shredder: Bernd Kasper / pixelio.de
